Aanbestedingen uitschrijven

Schrijft u een aanbesteding uit? U kunt zorgen voor meer concurrentie tussen de deelnemende bedrijven. Door de aanbesteding slim op te zetten. En door uw eisen zorgvuldig te formuleren. 5 tips staan hieronder.

1. Bereid u goed voor als u een aanbesteding gaat uitschrijven

Zorg dat u een indruk heeft van wat u kunt verwachten. Onderzoek zelf van tevoren:

• welke bedrijven het product hebben dat u wilt kopen
• waar deze bedrijven vaak hun product verkopen; is dat bij u in de buurt of juist niet?
• wat een goede prijs is voor het product; vergelijk prijzen met die van andere inkopers

2. Laat zo veel mogelijk bedrijven meedoen

Nodig bij een onderhandse aanbesteding verschillende bedrijven uit om een offerte te sturen. Geef ook andere bedrijven een kans om u iets te verkopen. Misschien kunt u het product in delen kopen, of iets minder hoge eisen stellen. Dan kunnen kleine bedrijven ook meedoen.

3. Geef bedrijven niet te veel informatie over de aanbesteding

Houd geheim:

• wie hun concurrenten zijn
• wat u een goede prijs vindt
• wat uw budget is of hoe u dit bedrag heeft berekend

4. Kijk uit met informatiebijeenkomsten

Bedrijven kunnen afspraken maken of overleggen tijdens informatiebijeenkomsten die u organiseert, zoals een schouw. Dat voorkomt u door:

• bedrijven om de beurt uit te nodigen
• meerdere informatiebijeenkomsten voor kleine groepjes bedrijven te organiseren
• de informatiebijeenkomst online te organiseren, bijvoorbeeld met een chat of per e-mail

5. Bewaar documenten van aanbestedingen

Bewaar alle documenten die u krijgt bij een aanbesteding. Bijvoorbeeld offertes. Een volgende keer kunt u de documenten vergelijken.

De ACM werkt samen met PIANOo om u hierin te adviseren. PIANOo   is het Expertisecentrum Aanbesteding van de overheid. PIANOo helpt aanbestedende diensten hun inkoop te professionaliseren met advies, instrumenten en tips.