Dataroomprocedure in boetezaken

Een dataroom is een beveiligde omgeving waarin advocaten van rapportpartijen toegang krijgen tot de onderzoeksdatasets die vertrouwelijke informatie bevatten.

Nadat een partij van de ACM een boeterapport heeft ontvangen, verstrekt de ACM alle stukken die van belang zijn in de zaak aan die rapportpartij. Daarnaast krijgt haar advocaat (of advocaat-gemachtigde) in het geval er een bedrijfsbezoek heeft plaatsgevonden de mogelijkheid om gebruik te maken van de dataroomprocedure. Deze dataroom geeft toegang tot alle stukken in de onderzoeksdatasets van de rapportpartijen die bij het onderzoek betrokken zijn. In de onderzoeksdatasets zitten alle data die tijdens bedrijfsbezoeken door de ACM zijn meegenomen. Zo stelt de ACM de advocaat van de rapportpartij in de gelegenheid documenten te bekijken en te beoordelen of zij die noodzakelijk acht voor de verdediging van zijn cliënt. Nu het om bedrijfsvertrouwelijke informatie gaat, geeft de ACM enkel toegang tot de onderzoeksdatasets middels een dataroom. Zo zorgt de ACM ervoor dat vertrouwelijke informatie wordt beschermd.

Schematisch weergegeven ziet het proces er als volgt uit:

Voor de dataroom

De advocaat ontvangt een uitnodiging om deel te nemen aan de dataroom.
De advocaat bevestigt schriftelijk deelname aan de dataroom.
De advocaat ondertekent de geheimhoudingsverklaring en de procedureregels.
De advocaat tekent namens het advocatenkantoor een geheimhoudingsovereenkomst.
De ACM bevestigt schriftelijk de datum en duur van de dataroom.

Tijdens de dataroom

De advocaat krijgt bij de start van de dataroom een uitleg over de te gebruiken software;
De advocaat krijgt toegang tot de onderzoeksdatasets van andere betrokken partijen en kan extra documenten markeren die volgens de advocaat mogelijk relevant kunnen zijn. De informatie in de dataroom mag de dataroom op geen enkele manier verlaten;
De ACM communiceert aan het einde van de dataroom het aantal gemarkeerde documenten.

Na de dataroom

De advocaat ontvangt een lijst met identificatienummers van de als mogelijk relevant gemarkeerde documenten;
De ACM toetst of de gemarkeerde documenten een link hebben met de overtreding in het rapport;
De ACM toetst de vertrouwelijkheid van deze documenten (met behulp van de partij waar de documenten van afkomstig zijn);
Na afloop van de vertrouwelijkheidstoets ontvangt de advocaat de niet vertrouwelijke versie van deze documenten.